# Quali documenti e cut-off seguire per una spedizione marittima

Usa una checklist che assegni a ogni documento responsabile, scadenza e prova di ricezione o approvazione. Tieni distinte istruzioni di spedizione, massa lorda verificata, polizza di carico, documenti doganali e prova di consegna. Riconferma i cut-off se cambia la partenza. OVRSEA può coordinare gli scambi nel perimetro concordato.

[Source](https://www.ovrsea.com/insights/it/guides/documenti-marittimi-cut-off-si-vgm-bl)

Language: it
Updated: 2026-10-16

## Come OVRSEA coordina i documenti

OVRSEA può organizzare documenti, cut-off e approvazioni di una spedizione marittima con mittente, doganalista, compagnia e destinatario, secondo i ruoli concordati. Un file caricato su un portale può richiedere ancora controllo, correzione o inoltro. Segui ogni documento fino all'accettazione da parte dell'interlocutore giusto.

## Cosa mettere nella checklist?

La lista dipende da merce, rotta e formalità. Le shipping instructions (SI) forniscono i dati per i documenti di trasporto; il bill of lading (B/L) è la polizza di carico; la proof of delivery (POD) prova la consegna, con eventuali riserve.

| Documento | Controllo | Prova |
|---|---|---|
| Fattura e packing list | Riferimenti, colli, pesi e soggetti coerenti | Versione approvata e data |
| SI | Dati concordati prima dell'invio | File trasmesso e risposta |
| VGM | Fonte, responsabile e invio | Valore inviato e ricezione |
| Bozza e B/L finale | Soggetti, merce e correzioni | Approvazione e copia finale |
| Documenti doganali | Requisiti confermati dal doganalista | Invio e stato delle formalità |
| POD | Riferimento, ricezione e riserve | Documento collegato alla spedizione |

Chiedi a doganalista e compagnia i documenti aggiuntivi del caso. Una lista generica non definisce i requisiti di ogni prodotto e paese.

## Come seguire i cut-off?

Un cut-off è il termine ultimo per un invio o un'operazione. Tieni separate SI, VGM e ingresso fisico al terminal. Registra fonte, fuso orario, ultima conferma e mittente di ciascun elemento. Se cambia nave o partenza, conferma le nuove scadenze, conserva le precedenti e informa chi prepara o approva i documenti. Lascia tempo alla verifica interna prima del limite del destinatario.

## Chi è responsabile della VGM?

La massa lorda verificata riguarda il container carico. Secondo le [indicazioni SOLAS dell'Organizzazione marittima internazionale](https://www.imo.org/en/ourwork/safety/pages/verification-of-the-gross-mass.aspx), lo shipper definito dalle regole deve fornire la VGM in tempo per il piano di stivaggio. È una condizione di caricamento, non una garanzia di imbarco. Identifica chi ottiene, controlla e invia il dato; ogni correzione deve raggiungere i destinatari.

## Come distinguere ricezione, approvazione e rilascio?

Usa stati espliciti: atteso, ricevuto, in verifica, da correggere, approvato, inviato e accettato. Inviare un file non prova che il contenuto sia stato accettato. Segui i documenti doganali separatamente dallo stato comunicato dal doganalista. Il responsabile deve sapere quale risposta attende e quando la sua assenza mette a rischio partenza o consegna.

Alla chiusura collega le versioni finali alla spedizione, marca le copie sostituite e segui le riserve sul POD. Concorda conservazione, accesso ed esportazione con i team. [Parla con OVRSEA del tuo flusso documentale](https://www.ovrsea.com/insights/it/parla-con-un-esperto).

## FAQ

### SI e VGM hanno lo stesso cut-off?

Non presumerlo. Sono invii distinti. Conferma per il booking effettivo scadenza, fuso orario e destinatario di ciascuno.

### Un documento disponibile nel portale è già approvato?

La disponibilità prova solo che è consultabile. Registra chi lo ha controllato, quale versione è accettata e se è arrivata al destinatario.

### La checklist va aggiornata se cambia la partenza?

Ricontrolla riferimenti e scadenze, conserva i valori precedenti e informa chi prepara o approva i documenti.