# Ridurre il reinserimento dei dati senza perdere i controlli

Ridurre la digitazione ripetuta aiuta solo se restano chiari fonte, controlli e responsabile delle correzioni. OCR e integrazioni possono assistere il lavoro; non garantiscono dati corretti né sostituiscono la verifica doganale.

Un numero di colli copiato da una fattura a una pratica e poi a un ordine di consegna può divergere. Per evitarlo, stabilisci quale documento fa fede e come circolano gli aggiornamenti.

OCR indica il riconoscimento ottico dei caratteri: converte testo presente in immagini o scansioni in dati elaborabili.

## Definire il percorso del dato di spedizione

Per ogni campo rilevante, indica origine, formato, destinatari e controllo. Peso lordo, peso netto e volume non sono intercambiabili. Un riferimento commerciale non è necessariamente l’identificativo della spedizione. Una data prevista va distinta da quella effettiva.

## Controllare i dati estratti automaticamente

L’estrazione da PDF può proporre valori, ma una scansione incompleta, un separatore decimale o una tabella possono generare errori. Confronta i campi critici con il documento e segnala i valori incerti. Un codice merce trovato in fattura resta un’informazione da verificare rispetto al prodotto e alla nomenclatura applicabile.

## Gestire le correzioni dei dati di trasporto

Conserva il documento originale e la versione utilizzata. Registra chi cambia un dato e avvisa le parti che hanno ricevuto quello precedente. Se un documento doganale è già stato presentato, la rettifica segue il procedimento pertinente: modificare una cella nella piattaforma non equivale a rettificare una dichiarazione.

## Misurare la riduzione del reinserimento dei dati

Usa indicatori definiti: pratiche che richiedono reinserimento, correzioni dopo l’invio e tempo impiegato per riconciliare documenti. Confronta periodi e flussi omogenei. Una piattaforma centralizzata può sostenere questo processo, ma il risultato dipende anche dalle fonti e dalle procedure concordate.

## Approfondimenti e contatto

Consulta [i criteri per misurare il servizio](/insights/it/guides/misurare-qualita-servizio-spedizioniere) e [le prove di sicurezza da chiedere](/insights/it/guides/prove-sicurezza-conformita-spedizioniere). Per valutare il tuo processo, [parla con un esperto](/insights/it/parla-con-un-esperto) con un esempio di flusso e i sistemi coinvolti.

## Come trattare una scansione illeggibile?

Una scansione illeggibile richiede una fonte più chiara o una conferma del soggetto competente. Non completare un valore critico per analogia con spedizioni precedenti.

## Chi deve risolvere un’incongruenza tra fattura e packing list?

Un’incongruenza tra fattura e packing list va risolta con il soggetto che può confermare o correggere la fonte. Lo spedizioniere può segnalarla, ma non dovrebbe inventare il valore mancante.

## Automatizza un passaggio concreto con OVRSEA

Nell’[esperienza Cowboy pubblicata nel 2023](https://www.ovrsea.com/it/etudes-de-cas/cowboy-api), abbiamo collegato i dati di trasporto OVRSEA a Odoo insieme al cliente e al suo sviluppatore. Le informazioni che il team ricopiava nel gestionale sono entrate in un flusso di aggiornamento programmato.

[Individuiamo insieme un passaggio da automatizzare](/insights/it/parla-con-un-esperto): mostraci da dove arriva il dato e dove viene reinserito. Potremo valutare l'integrazione e definire i controlli da mantenere, compreso il trattamento di un'informazione corretta dopo il primo invio.