# Centralizzare la gestione delle spedizioni e ridurre le e-mail

Una pratica condivisa può ridurre la dispersione di documenti e messaggi. Per funzionare deve avere riferimenti chiari, permessi corretti e una procedura per riportare anche le decisioni prese fuori dalla piattaforma.

Quando una fattura, un’istruzione di consegna e un cambio di ETA circolano in conversazioni diverse, ricostruire una spedizione richiede tempo. Centralizzare significa rendere reperibile l’informazione utile, non eliminare ogni e-mail.

ETA è la data stimata di arrivo, che può cambiare con l’aggiornamento delle informazioni.

## Organizzare documenti e messaggi nella pratica

Associa messaggi, documenti e decisioni a un identificativo di spedizione. Distingui i documenti approvati dalle bozze e mostra l’ultimo aggiornamento disponibile. Un dato centralizzato può essere ancora incompleto: la visibilità dipende anche da quando vettori e altri soggetti inviano le informazioni.

## Registrare le approvazioni delle istruzioni di trasporto

Concorda come autorizzare un costo aggiuntivo, cambiare un indirizzo o approvare un documento. Se la decisione avviene al telefono o via e-mail, riportala nella pratica con autore e data. Il team deve sapere quale canale usare per un’urgenza e quando attivare l’escalation.

## Gestire assenze e accessi alle pratiche

Assegna i ruoli per consultare o approvare. Una pratica condivisa aiuta il collega che subentra, ma non significa che tutti debbano vedere ogni documento. Rivedi gli accessi quando cambiano ruoli o fornitori.

## Provare la centralizzazione su un flusso di trasporto

Scegli un percorso ricorrente e verifica se diminuiscono le ricerche di allegati, le richieste duplicate e le decisioni senza referente. Con la piattaforma OVRSEA puoi riunire documenti e scambi con il team nella pratica di trasporto. Durante una dimostrazione, esamina i passaggi del tuo processo, comprese le eccezioni.

## Approfondimenti e contatto

Consulta [i criteri per misurare il servizio](/insights/it/guides/misurare-qualita-servizio-spedizioniere) e [le prove di sicurezza da chiedere](/insights/it/guides/prove-sicurezza-conformita-spedizioniere). Per valutare il tuo processo, [parla con un esperto](/insights/it/parla-con-un-esperto) con un esempio di flusso e i sistemi coinvolti.

## Come gestire un fornitore che continua a usare l’e-mail?

Per un fornitore che usa l’e-mail, concorda chi riporta nella pratica documenti e decisioni rilevanti. Alcuni canali esterni possono restare attivi durante la centralizzazione.

## Una notifica vale come approvazione?

Una notifica non equivale necessariamente a un’approvazione. La procedura deve distinguere informazione, richiesta di decisione e approvazione registrata quando cambia un costo o un’istruzione.

## Ritrova documenti e decisioni nella stessa pratica

Nel [caso Seqens del 2023](https://www.ovrsea.com/it/etudes-de-cas/seqens), OVRSEA ha riunito documenti e informazioni dei flussi Francia-Stati Uniti. Le pratiche assegnate e lo storico condiviso aiutavano i colleghi a riprendere il lavoro di una persona assente.

[Scopri come organizzare le tue pratiche con noi](/insights/it/parla-con-un-esperto): partiamo da un documento da ritrovare, una variazione da approvare o un passaggio di consegne. Definiremo insieme accessi e canali per le urgenze, mantenendo collegate alla spedizione anche le decisioni prese fuori dalla piattaforma.