Nhập mỹ phẩm từ EU vào Việt Nam: hồ sơ và vận chuyển

Trước khi cho nhà cung cấp EU xuất hàng, doanh nghiệp nhập khẩu tại Việt Nam cần kiểm tra hồ sơ sản phẩm, người đứng tên chịu trách nhiệm tại Việt Nam và điều kiện chuyên chở. Đặt được chuyến bay hoặc chuyến tàu chưa đồng nghĩa hàng đã đủ điều kiện để nhập và bán. Chốt các phần này sớm giúp bộ phận mua hàng biết lô nào có thể nhận, lô nào cần hoàn thiện giấy tờ.

Bài viết dành cho mỹ phẩm thương mại đi từ EU về Việt Nam. Địa chỉ người bán, nước gửi hàng và xuất xứ ưu đãi của sản phẩm có thể khác nhau; ghi riêng từng thông tin khi xin giá và chuẩn bị hồ sơ.

Ai chịu trách nhiệm về sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam?

Xác định tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường và sự thống nhất giữa đơn vị này, người nhập khẩu, nhà sản xuất và chủ sở hữu sản phẩm trong hồ sơ. Đơn vị giao nhận có thể phối hợp vận chuyển và hồ sơ theo phạm vi thỏa thuận; không mặc định đơn vị giao nhận trở thành người chịu trách nhiệm pháp lý về sản phẩm.

Thông tư 34/2025/TT-BYT sửa đổi quy định về quản lý mỹ phẩm, có hiệu lực từ ngày 18/08/2025, nhấn mạnh tính chính xác, hợp pháp, trung thực và nhất quán của hồ sơ cùng trách nhiệm về an toàn, hiệu quả, chất lượng sản phẩm. Số tiếp nhận Phiếu công bố cũng không phải chứng nhận của cơ quan nhà nước rằng mỹ phẩm bảo đảm mọi yêu cầu an toàn. Bộ Y tế, Thông tư 34/2025/TT-BYT, Thông tư 06/2011/TT-BYT, Điều 2 và 3, đối chiếu ngày 19/10/2026.

Cần kiểm tra gì với nhà sản xuất trước khi hàng rời EU?

Lập danh sách theo từng mã sản phẩm và biến thể, không chỉ theo nhãn hàng. Tên thương mại gần giống nhau chưa chứng minh công thức, nhà sản xuất hoặc hồ sơ công bố giống nhau. Yêu cầu bộ phận phụ trách pháp chế/sản phẩm xác nhận hồ sơ nào áp dụng cho lô dự kiến.

Nhóm thông tin	Cần nhận từ nhà cung cấp	Việc cần kiểm tra tại Việt Nam
Sản phẩm và công thức	Tên, công dụng, thành phần, nhà sản xuất, biến thể	Phân loại sản phẩm, tính thống nhất với hồ sơ công bố
Quyền đưa sản phẩm ra thị trường	Giấy ủy quyền và thông tin chủ sở hữu theo trường hợp	Kiểm tra phạm vi, hiệu lực và hình thức theo Điều 6 Thông tư 06/2011/TT-BYT cùng các sửa đổi áp dụng
Hồ sơ lưu hành	Thông tin nơi sản xuất và nơi sản phẩm được lưu hành	Đề nghị bộ phận pháp chế xác nhận có cần CFS (Certificate of Free Sale, giấy chứng nhận lưu hành tự do) hay được áp dụng ngoại lệ, và bằng chứng tương ứng; không suy từ nhãn “EU”
Hồ sơ thông tin sản phẩm	PIF, Product Information File (hồ sơ thông tin sản phẩm), và tài liệu liên quan	Khả năng cung cấp hồ sơ cho đơn vị chịu trách nhiệm tại Việt Nam
Lô hàng và nhãn	Số lô, hạn dùng, mẫu nhãn, quy cách đóng gói	Đề nghị bộ phận phụ trách sản phẩm xác nhận nội dung nhãn, thông tin tiếng Việt và thời điểm phải hoàn thiện theo quy định hiện hành

Bảng này phục vụ thu thập dữ liệu, không thay danh mục hồ sơ pháp lý của từng sản phẩm. Giấy ủy quyền và PIF được đề cập tại Điều 6 và Điều 11 của Thông tư 06/2011/TT-BYT. Riêng ngoại lệ CFS và quy định nhãn hiện hành là các điểm cần được chuyên viên phụ trách xác nhận cho sản phẩm; bài viết không xác nhận một chế độ miễn CFS hoặc một mẫu nhãn đủ điều kiện lưu hành. Thông tư 34/2025/TT-BYT cập nhật cách lập Phiếu công bố, thông tin nhà sản xuất và các trường hợp công bố chung. Vì vậy, không dùng nguyên mẫu hồ sơ cũ chỉ vì từng nhập cùng nhãn hàng. Bộ Y tế, Điều 1 Thông tư 34/2025/TT-BYT.

Ví dụ giả định: một nhà nhập khẩu tại Thành phố Hồ Chí Minh đặt kem dưỡng và nước hoa từ hai nhà cung cấp EU. Cùng ngày nhận hàng không có nghĩa cùng bộ hồ sơ hoặc cùng điều kiện chuyên chở. Người mua nên kiểm tra từng sản phẩm trước, rồi mới quyết định có gom cùng chuyến hay không. Chỉ gom những sản phẩm phù hợp với cùng phương án bảo quản và vận chuyển.

Hồ sơ mỹ phẩm khác hồ sơ vận tải và hải quan ở điểm nào?

Hồ sơ sản phẩm giải quyết quyền và điều kiện đưa mỹ phẩm ra thị trường; hồ sơ lô hàng mô tả lần mua và vận chuyển cụ thể. Doanh nghiệp cần kết nối hai phần bằng mã sản phẩm, số lô và số lượng để tránh nhận một biến thể chưa được kiểm tra.

Chuẩn bị hóa đơn thương mại, packing list (phiếu đóng gói), dữ liệu vận đơn, mô tả hàng và các chứng từ sản phẩm/xuất xứ phù hợp. Người khai hải quan xác định mã hàng, loại hình và tài liệu phải khai/nộp theo quy định hiện hành. Cục Hải quan đã giải thích các thay đổi của Thông tư 121/2025/TT-BTC về thông tin vận tải và hồ sơ điện tử; không coi một bộ bản quét cũ là đủ cho mọi lần nhập. Cục Hải quan, 20/01/2026, đọc ngày 19/10/2026.

Nước hoa, bình xịt và mỹ phẩm cần giữ nhiệt phải khai báo ra sao?

Gửi SDS, Safety Data Sheet (phiếu dữ liệu an toàn), nếu sản phẩm có đặc tính cần đánh giá khi vận chuyển, cùng thành phần liên quan, dạng bao gói và khối lượng thực tế. Đơn vị vận chuyển cần đánh giá phân loại hàng nguy hiểm, bao bì và điều kiện tiếp nhận theo phương thức được chọn. Không tự xếp mọi mỹ phẩm vào hàng thông thường hoặc mọi nước hoa vào cùng một phương án.

Với sản phẩm nhạy nhiệt, lấy yêu cầu bảo quản từ nhà sản xuất và ghi rõ dải nhiệt độ và điều kiện bảo quản cần duy trì, đoạn hành trình phải kiểm soát, cách theo dõi và người xử lý sai lệch. Thùng cách nhiệt, container lạnh và vận chuyển thông thường là các phương án khác nhau; không thay thế lẫn nhau chỉ bằng tên gọi “kiểm soát nhiệt độ”. Yêu cầu phương án cụ thể trong báo giá, gồm cả chặng nhận hàng và giao kho tại Việt Nam.

Có thể tính ưu đãi EVFTA ngay từ tên nước xuất hàng không?

Không. Trước khi đưa ưu đãi vào ngân sách, kiểm tra mã sản phẩm, xuất xứ theo EVFTA, chứng từ hợp lệ và mức thuế tại thời điểm nhập khẩu. Mỹ phẩm bán bởi một công ty Pháp có thể được sản xuất ở nơi khác. Hồ sơ công bố mỹ phẩm và chứng từ xuất xứ phục vụ các yêu cầu khác nhau. Ủy ban châu Âu, EVFTA, đọc ngày 19/10/2026.

Ngân sách mua hàng nên tách giá hàng, vận tải, phí xử lý, các khoản thuế áp dụng và chi phí kiểm tra hoặc lưu kho có thể phát sinh. Chưa xác định được mã hàng hay chứng từ thì để khoản thuế ở trạng thái cần xác nhận, không thay bằng mức “gần bằng không”.

Hồ sơ xin phương án vận chuyển nên gồm những gì?

Gửi địa chỉ lấy hàng tại EU, địa chỉ kho Việt Nam, mã sản phẩm, số kiện, kích thước, trọng lượng, ngày sẵn sàng và yêu cầu bảo quản. Đính kèm tình trạng hồ sơ công bố, thông tin hàng nguy hiểm nếu có, điều kiện giao hàng và người đầu mối phụ trách sản phẩm. Xin báo giá theo cùng phạm vi khi so sánh hàng không và đường biển.

OVRSEA hỗ trợ vận tải, thủ tục xuất nhập khẩu, hàng nguy hiểm và hàng kiểm soát nhiệt độ tại Việt Nam. Chúng tôi đánh giá phương án theo dữ liệu sản phẩm, bao gói và yêu cầu bảo quản. Đơn vị phụ trách mỹ phẩm tiếp tục kiểm tra hồ sơ công bố và điều kiện đưa sản phẩm ra thị trường.